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57. — Archives administratives des Institutions scientifiques. 



571. — Notions générales. 



Il est désirable que les organismes scientifiques (instituts et jardins botaniques, 

 associations, publications, services administratifs) donnent une organisation méthodique à 

 leurs archives. Celles-ci doivent non seulement faciliter la gestion des affaires courantes de 

 ces organismes, mais aussi constituer pour l'avenir des sources précieuses pour l'histoire 

 des sciences et du travail scientifique. A ce dernier point de vue, des mesures spéciales 

 de conservation doivent être prises. 



572. — Principes d'organisation. 



Les principes suivants peuvent être suivis : 



lo Tous les documents appartenant à une même administration (registres, lettres, 

 notes, rapports, procès-verbaux, publications imprimées, plans, etc.) sont traités comme 

 formant une collection une et homogène; 



2o Les pièces, après avoir été estampillées lors de leur entrée, au nom de l'administra- 

 tion et ensuite, s'il est nécessaire, enregistrées dans l'indicateur, sont déposées dans les 

 dossiers, dès qu'elles ne donnent plus lieu a aucun travail administratif immédiat. Le? 

 dossiers seront formés de chemises ou fardes, toutes de même format. Ils portent les indica- 

 tions suivantes : r/) Un numéro d'ordre emprunté à l'inventaire (répertoire des dossiers); 

 b) un titre; c) un indice de classement emplunté à la classification bibliographique univer- 

 selle. Les dossiers portent en outre le cachet de l'administration et la date à laquelle ils 

 ont été ouverts. 



3o Les dossiers à leur tour sont réunis dans des meubles classeurs dans l'ordre même 

 des indices de classement qu'ils portent. 



4o II est établi un répertoire des dossiers destinés à inventorier tous les dossiers 

 ouverts. Ce répertoire est établi sur fiches classées selon trois entrées : par numéros 

 d'inventaire, par noms de personnes et d'institutions, par matières. 



5o Les dossiers sont classés conformément à la classification bibliographique univer- 

 selle qui a prévu des divisions pour le classement des matières administratives. 



6" Les institutions scientifiques doivent s'efforcer de recueillir dans leurs archives les 

 manuscrits et papiers que leurs auteurs n'ont pu publier ou achever et qui peuvent présenter 

 un intérêt pour la science. 



7o II est utile d'extraire de la masse des archives les manuscrits scientifiques et tout 

 ce qui peut offrir une valeur de documentation générale, afin de le déverser dans les dossier? 

 documentaires (documentation scientifique) (Ex. les manuscrits, les autographes, les rensei- 

 gnements de portée générale). 



573. — Conservation des plis cachetés. 



Il est désirable qu'un règlement international soit élaboré fixant les conditions de 

 dépôt et d'ouvertuie des communications sous plis cachetés. 



